Was wäre, wenn eine Stadtverwaltung genauso einfach und schnell funktioniert wie eine Bestellung bei Amazon und Co? Dass diese Frage schon bald keine Zukunftsmusik mehr ist, beweist die Stadt Papenburg. Denn dort werden zum neuen Jahr viele Abläufe in der Verwaltung von „analog“ auf „digital“ umgestellt – und die Mitarbeiter müssen dazu teilweise ganz neu denken. Hilfe erhalten sie dabei vom neuen IT-Leiter der Stadt Papenburg, Jürgen Neumann.

„Unser Ziel ist die komplett digitale Akte in allen Bereichen – klingt eigentlich ganz einfach“, sagt Neumann und weiß natürlich, dass diese Umstellung alles andere als ein Kinderspiel ist. „Allein die vielen verschiedenen Ablageorte von Informationen stellen uns vor große Herausforderungen.“ Denn gerade die Digitalisierung der vergangenen Jahrzehnte hat einen Wildwuchs an unterschiedlichsten Speicherorten geschaffen. „Das kennt auch sonst jeder von zuhause oder seiner Arbeitsstelle. Da sind Dokumente in Mails gespeichert, auf dem lokalen Speicher, in einem Netzwerk, in der Cloud, auf USB-Sticks oder DVDs oder wer weiß wo.“ Hinzu kommen noch Papierakten, Ablagemappen, Archive und der eigene Schreibtisch. „Manchmal sind Informationen auch gar nicht gespeichert, außer im Kopf des Kollegen“, sagt Neumann.

Darum arbeitet die Stadt Papenburg bereits seit einem Jahr daran, die zahlreichen unterschiedlichen Verfahren auf einen digitale „Workflow“ umzustellen. „Am Ende soll eine Akte für alles stehen. Darin soll dann ein Vorgang komplett gespeichert werden können, mit Mails, Zeichnungen, Fotos, Dokumenten und allem, was sonst noch dazu gehört.“ In den vergangenen Monaten haben sich dutzende Kollegen im Rathaus ausgetauscht, wie eine solche Akte aussehen muss und was sie können muss. „Wir sind hier schon sehr weit und die ersten Bereiche im Hause arbeiten damit auch schon. Die Erfahrungen bis hierher sind wirklich positiv.“

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